Privacyreglement

Privacyreglement van onze fysiotherapiepraktijk

Uw persoonsgegevens en uw privacy in fysiotherapiepraktijk Groet – Schoorl

Algemeen
De AVG is de nieuwe wet ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft een organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens zijn bepaalde rechten. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO).  Dit privacyreglement is bedoeld om u te informeren over uw rechten en onze plichten die gelden op grond van de AVG en de WGBO.

Fysiotherapiepraktijk Groet – Schoorl
In onze fysiotherapiepraktijk kunnen diverse persoonsgegevens van u verwerkt worden. Met “persoonsgegevens” bedoelen wij niet alleen uw personalia, maar ook gegevens als bijvoorbeeld uw medische voorgeschiedenis en de verslaglegging van de consultatie. Het verwerken van deze gegevens is noodzakelijk om u medisch goed te kunnen behandelen en nodig voor het financieel afhandelen van de behandeling. Daarnaast kan verwerking noodzakelijk zijn voor, bijvoorbeeld, de bestrijding van ernstig gevaar voor uw gezondheid of ter voldoening aan een wettelijke verplichting.

De plichten van de fysiotherapiepraktijk Groet – Schoorl
Fysiotherapiepraktijk Groet – Schoorl is volgens de AVG  de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die in de praktijk plaatsvindt. Aan de plichten die daaruit voortkomen, voldoet de praktijk als volgt:

  • Uw gegevens worden voor specifieke doeleinden verzameld:
    • voor zorgverlening;
    • voor doelmatig beheer en beleid;
    • voor ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting.
  • Er vindt in beginsel geen verwerking plaats voor andere doeleinden.
  • U wordt op de hoogte gesteld van het feit dat er persoonsgegevens van u verwerkt worden. Dit kan gebeuren door uw zorgverlener, maar ook via een folder of via deze mededeling op onze website of via het scherm in de wachtkamer.
  • Alle medewerkers binnen onze fysiotherapiepraktijk hebben zich verplicht om vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens.
  • Uw persoonsgegevens worden goed beveiligd tegen onbevoegde toegang. ( Voor beveiligingsmaatregelen: zie einde van dit document )
  • Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor goede zorgverlening.
  • Voor medische gegevens is deze bewaartermijn in principe 15 jaar (vanaf de laatste behandeling), tenzij langer bewaren noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor de gezondheid van uzelf of van uw kinderen. Dit is ter beoordeling van de behandelaar.

Uw rechten als betrokkene:
U heeft de volgende rechten:

  • Het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden.
  • Het recht op inzage en afschrift van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
  • Het recht op correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn.
  • Het recht om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens te vragen. Hieraan kan alleen tegemoet worden gekomen als het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven.
  • Het recht op het toevoegen van een eigen verklaring (van medische aard) aan uw dossier.
  • Het recht om u in bepaalde gevallen tegen de verwerking van uw gegevens te verzetten.

Als u gebruik wilt maken van uw rechten, dan kunt u dit mondeling kenbaar make naan uw fysiotherapeut, waarna u een aanvraagformulier ontvangt. Uw belangen kunnen ook behartigd worden door een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde, of uw curator of mentor).

Toelichting op het aanvraagformulier
U moet er rekening mee houden dat medische gegevens ingevolge de wet in principe maximaal vijftien jaar bewaard worden. U helpt ons met het opzoeken van uw dossier en het beschermen van uw privacy als u het formulier zo volledig mogelijk invult. De door u ingevulde gegevens worden door ons strikt vertrouwelijk behandeld. Onze fysiotherapiepraktijk is niet aansprakelijk voor fouten in de postbezorging. Indien u er de voorkeur aan geeft om het dossier persoonlijk, of door een gemachtigde, op te halen dan kunt u dit op het formulier aangeven.

Gegevens patiënt
Hierbij vermeldt u de gegevens van de persoon over wie het medisch dossier gaat. De Wet Geneeskundige Overeenkomst (WBGO) beschouwt de patiënt als meerderjarig vanaf 16 jaar. Jongeren vanaf 16 jaar die inzage/afschrift van hun medisch dossier willen, moeten zelf de aanvraag indienen. Indien de patiënt niet meer in leven is, is het verstrekken van de medische gegevens niet toegestaan tenzij er sprake is van zwaarwegende belangen om de zwijgplicht van de zorgverlener te doorbreken. Deze beslissing ligt bij de zorgverlener.

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden
De medewerkers van de fysiotherapiepraktijk hebben de verplichting vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Dit houdt bijvoorbeeld in dat de zorgverlener voor verstrekking van uw persoonsgegevens uw uitdrukkelijke toestemming nodig heeft. Op deze regel bestaan echter enkele uitzonderingen. Op grond van een wettelijk voorschrift kan de zwijgplicht van de zorgverlener doorbroken worden, maar ook wanneer gevreesd moet worden voor een ernstig gevaar voor uw gezondheid of die van een derde. Bovendien kunnen vastgelegde gegevens, indien noodzakelijk mondeling, schriftelijk of digitaal uitgewisseld worden met andere zorgverleners (bijvoorbeeld huisarts, specialist of andere behandelaar).

Afschriften van uitslagen, brieven of de verslaglegging in het medisch dossier  worden pas gegeven na beoordeling door en met een eventuele toelichting van de fysiotherapeut. Het verstrekken van nadere medische informatie gebeurt alleen door de fysiotherapeut of na diens toestemming. Daarbij geldt:

Partner: U kunt geen informatie voor- en over uw partner opvragen als dit niet met zijn/haar uitdrukkelijke schriftelijke of mondelinge toestemming is. Deze toestemming wordt voor elke keer opnieuw vastgelegd in het dossier.

Ouders en kinderen: De ouder(s) of voogd(en) hebben recht op informatie voor zover die informatie noodzakelijk is voor het verrichten van hun taak. Als het verstrekken van informatie strijd oplevert met de zorg van een goed hulpverlener, kan de huisarts besluiten om geen informatie te geven aan de ouders.

Kinderen en informatierecht van ouders en of voogden:

  • Bij kinderen tot 12 jaar hebben ouders wettelijk recht op deze informatie.
  • Minderjarigen tussen 12 en 16 jaar moeten zelf toestemming geven voor het verstrekken van schriftelijke en mondelinge informatie /gegevens aan ouders/voogden.
  • Deze groep minderjarigen mag echter niet zelfstandig besluiten nemen over een behandelingsovereenkomst . Dat doen de ouder(s) of voogd(en) namens de minderjarige. Voor een verrichting moet een  gezamenlijk  toestemming worden gegeven.
  • Minderjarigen van 16 en 17 jaar: De ouder(s) of voogd(en) hebben geen recht op informatie. De minderjarige heeft een zelfstandig recht op geheimhouding. De 16- of 17-jarige wordt namelijk als meerderjarige behandeld. Zonder toestemming van de patiënt mag geen informatie aan derden verstrekt worden, en dus ook niet aan de ouder(s) of voogd(en). Ze mogen zelf beslissingen nemen over een medische behandeling. Er is geen toestemming nodig van de ouders en ouders worden alleen geïnformeerd over de behandeling als het  kind dat wil.
  • Als ouders gescheiden zijn kunnen zij allebei het ouderlijk gezag hebben. Dat betekent dat ze allebei recht hebben om te beslissen over de behandeling en het medisch dossier mogen lezen. Ook al is één ouder meer betrokken bij de dagelijkse zorg dan de ander. Het belang van het kind kan echter meebrengen dat de dubbele toestemming niet te strikt wordt gehanteerd.
  • Als een ouder geen ouderlijk gezag heeft  mag hij/zij niet over de behandeling beslissen en heeft geen inzage recht in het dossier.  Deze ouder heeft wel recht op informatie over belangrijke feiten en omstandigheden die het kind of diens verzorging en opvoeding betreffen. De arts verstrekt desgevraagd globale, feitelijke en belangrijke informatie (doelgericht informatie). Dit geldt alleen als de arts die informatie ook aan de met gezag belaste ouder zou verstrekken en als het belang van het kind niet in het geding komt. De arts mag desgevraagd de met gezag belaste ouder informeren over het feit dat informatie is verstrekt aan de niet met gezag belaste ouder, maar is daartoe niet verplicht. Dit is van toepassing op kinderen die jonger zijn dan 16 jaar.

Wilsonbekwame meerderjarigen:

Indien een meerderjarige niet in staat is tot een redelijke afweging van zijn belangen ter zake (oftewel: wilsonbekwaam is) kan een ander namens hem / haar optreden als vertegenwoordiger. De WGBO hanteert een rangorde om te bepalen wie als vertegenwoordiger aangemerkt mag worden:

  • curator of mentor (door de rechter benoemd)
  • de schriftelijk gemachtigde
  • de echtgenoot, geregistreerd partner of andere levensgezel
  • ouder, kind, broer of zus

Komen er meerdere personen binnen dezelfde groep in aanmerking, dan zullen zij een persoon uit hun midden moeten kiezen die als vertegenwoordiger optreedt. Komen zij er onderling niet uit, dan is het uiteindelijk de arts die bepaalt wie hij als vertegenwoordiger aanwijst!

Ouders: Als u gerechtigd bent om informatie over- en voor uw ouders op te vragen/ te verstrekken dan moet een schriftelijke of mondelinge toestemming van de betreffende ouder aan de fysiotherapeut in het dossier vastgelegd zijn.

Instanties: Voor informatie aan instanties (advocaat, politie, verzekeringsmaatschappij, bedrijfsarts) is altijd uw schriftelijke machtiging nodig en dan betreft het alleen bepaalde specifiek informatie en dat ook voor een bepaalde termijn. Verstrekken van informatie door de fysiotherapeut aan instanties gebeurt uitsluitend schriftelijk.

Bewaartermijn van uw dossier.
Fysiotherapiepraktijk Groet – Schoorl bewaart uw dossier, conform de wet, tot minimaal 15 jaar na de laatste behandeling.

Vraag of klacht
Heeft u een vraag of een klacht? Bijvoorbeeld over met wie wij gegevens delen of onze omgang met uw medische gegevens? Dan gaat uw fysiotherapeut hierover graag met u in gesprek.

Beveiliging.
Fysiotherapiepraktijk Groet – Schoorl heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens fysiotherapie Groet – Schoorl van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.